Le patron de la Formule 1 est consterné de découvrir qu'une équipe utilise Excel pour gérer 20 000 pièces automobiles


Il y a un nouveau patron dans une équipe de Formule 1 vieille de 47 ans, et il est impatient de faire bouger les choses. Il dit que l'équipe est loin derrière ses concurrents en termes de technologie et de coordination. Et Excel en fait partie intégrante.

À partir de début 2023, James Vowles, directeur de l'équipe Williams, et Pat Fry, directeur technique, ont commencé à retravailler les systèmes de l'équipe de F1 pour la conception et la construction de sa voiture. Ce serait douloureux, mais la douleur empêcherait l’équipe de prendre encore plus de retard. Alors qu’ils commençaient à imaginer de nouveaux processus et systèmes, ils ont rencontré ce qu’ils considéraient comme un problème central : Microsoft Excel.

Le cahier de construction de la voiture Williams, avec environ 20 000 pièces individuelles, était « une blague », a récemment déclaré Vowles à The Race. « Impossible de naviguer et impossible de mettre à jour. » Ce fichier Excel colossal manquait d’informations sur le coût de chacune de ces pièces et le temps qu’il fallait pour les produire, ainsi que si les pièces étaient déjà en commande. Donner la priorité à une section de voiture plutôt qu'à une autre, de la fabrication à l'inspection, était impossible, a suggéré Vowles.

« Lorsque vous commencez à suivre des centaines de milliers de composants en mouvement dans votre organisation, une feuille de calcul Excel est inutile », a déclaré Vowles à The Race. En raison des multiples états dans lesquels chaque pièce peut se trouver (commandée, en rupture de stock, inspectée, retournée), les humains doivent souvent régler les détails. « Et une fois que vous commencez à intégrer ce niveau de complexité, là où se trouve la Formule 1 moderne, la feuille de calcul Excel s'effondre et les humains tombent. Et c'est exactement là où nous en sommes. »

Les conséquences de ce chaos de lignes/colonnes, et les contretemps qui en ont résulté, ont été nombreuses. Williams a raté les premiers tests de pré-saison en 2019. Les travailleurs devaient parfois fouiller physiquement l'usine de l'équipe pour trouver des pièces. Les mauvaises pièces ont eu la priorité, d’autres sont arrivées en retard et certaines se sont accumulées. Et pourtant, la transition vers un système de suivi moderne était « extrêmement coûteuse », a déclaré Fry à The Race, et pour compenser ce processus douloureux, il fallait « que les humains se poussent jusqu'aux limites absolues et se brisent ».

Le pilote Williams, Alexander Albon, conduit lors de la séance de qualification du Grand Prix d'Arabie Saoudite de Formule 1 sur le circuit de la corniche de Djeddah, à Djeddah, le 8 mars 2024.

Le diable que tu connais frappe encore

L’idée qu’une équipe de Formule 1 moderne, construisant certaines des machines les plus avancées et les plus efficaces au monde, utiliserait Excel pour construire ces machines pourrait vous paraître étrange. Les voitures de F1 coûtent entre 12 et 16 millions de dollars chacune, avec un plafond de ressources d'environ 145 millions de dollars. Mais rien de tout cela n’a vraiment d’importance, et cela a du sens si vous avez déjà travaillé en informatique dans presque n’importe quelle organisation de taille décente.

Là encore, ce n'est même pas rare en Formule 1. Lorsque Sebastian Anthony a rejoint l'équipe Renault, il a rapporté pour Ars en 2017 que la feuille de calcul Excel de conception et de construction de Renault Sport Formula One comptait 77 000 lignes, soit plus de trois fois plus grande que la feuille de calcul Excel de conception et de construction de Renault Sport Formula One. Configuration Williams qui a déclenché une révolution interne en 2023.

Chaque équipe de F1 a sa propre configuration logicielle, a écrit Anthony, mais elle doit s'intégrer à de nombreux autres systèmes : résultats de dynamique des fluides computationnelle (CFD) et de soufflerie, prototypage et fabrication rapides, et inventaire. Cela laisse les équipes de F1 « sensibles au fléau des logiciels existants », a écrit Anthony, tout en notant que Renault était passé à un système basé sur le cloud plus dynamique cette année-là. (Renault était également « une grande boutique Microsoft » dans d’autres domaines, comme la messagerie électronique et le partage de fichiers, à l’époque.)

Un an avant les fouilles d'Anthony, Adam Banks a écrit pour Ars sur les avantages de l'adoption d'outils basés sur le cloud pour les progiciels de gestion intégrés (ERP). Vous adoptez un logiciel de gestion d'entreprise basé sur le cloud pour aller « au-delà d'Excel ». « Si PowerPoint est le langage universel utilisé par les entreprises pour communiquer entre elles, leur monologue interne est Excel », a écrit Banks. Le problème est que tous les systèmes et processus touchés par une entreprise sont complexes et génèrent toutes sortes de données, mais Excel est totalement cool pour tout intégrer. Ou au moins 1 048 576 lignes.

Banks a cité l'affirmation de Tim Worstall en 2013 selon laquelle Excel pourrait être « le logiciel le plus dangereux de la planète ». À l’époque, les banquiers d’investissement internationaux copiaient et collaient manuellement des fichiers Excel entre des feuilles Excel pour faire leur travail, ce qui sonnait l’alarme.

Mais les feuilles de calcul continuent d’apparaître là où elles ne devraient pas. Ces dernières années, des erreurs dans les feuilles de calcul ont conduit à des doxxings policiers, à de faux échecs aux tests des stagiaires, à un transfert cryptographique accidentel de 10 millions de dollars et à la vente d'actions bancaires à des prix largement sous-évalués. Les feuilles de calcul sont parfois qualifiées de « matière noire » dans les grandes organisations, car elles sont omniprésentes et bien trop fiables, même si 90 % des feuilles plus grandes sont susceptibles de contenir une erreur majeure.

Ainsi, les feuilles Excel sont souvent critiquées, même si elles ne sont que le symptôme d’un problème plus vaste. Pourtant, il est bon d’en voir un qui n’est plus lié à la sécurité d’un humain se dirigeant dans un virage à plus de 200 milles à l’heure.

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